Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta. Tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada erinevate tunnuste nagu nimi, isikukood, elukoht, asukohateave, e-postiaadress, telefoninumber või ka ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.
Eriliigilised isikuandmed on isikuandmed, mis sisaldavad rassilist või etnilist päritolu, poliitilisi vaateid, usulisi või filosoofilisi veendumusi või ametiühingusse kuulumist, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta.Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming nagu kogumine, dokumenteerimine, kohandamine, muutmine, lugemine, säilitamine, hävitamine jmt.
Haridus- ja Teadusministeerium on valitsusasutus, mis töötleb isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega ministeeriumile ja tema haldusala asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses.
Ministeeriumi ülesanded, mille käigus võib vajalikuks osutuda isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige Vabariigi Valitsuse seadusest, Haridus- ja Teadusministeeriumi põhimäärusest ja muudest õigustloovatest aktidest.
Ministeerium lähtub isikuandmete töötlemisel Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679, isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
1. Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus
Haridus- ja Teadusministeeriumi tegevus on avalik. Töö käigus jõuab ministeeriumisse mitmesuguseid isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Sellised andmed võivad asutusse jõuda läbi kirjavahetuse, kui Te saadate meile teabenõude, selgitustaotluse, märgukirja, taotluse, teatise, kaebuse või muu pöördumise, või saadab selle meile kolmas isik (sh juriidiline isik), kuid see sisaldab Teie isikuandmeid. Isikuandmed võivad meieni jõuda ka siis, kui olete mõne menetluse osapool.
Teie isikuandmeid kasutatakse pöördumise menetlemiseks, sellele vastamiseks ning selle põhjal vajadusel muude dokumentide koostamiseks. Kui selleks tuleb kolmandalt isikult järelepärimisi teha, avaldame isikuandmeid minimaalses, hädavajalikus mahus.
Kui peame Teile vastamiseks väljastama juurdepääsupiiranguga isikuandmed, peame olema veendunud Teie isikusamasuses. Seetõttu peate oma pöördumise omakäeliselt või digitaalselt allkirjastama.
Kui olete saatnud meile selgitustaotluse, märgukirja, teabenõude vm pöördumise, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame dokumendi üldjuhul ise õigele adressaadile ja teavitame Teid sellest või edastame Teile informatsiooni, kuhu peaksite pöörduma.
Avaliku teabe seaduse kohaselt tuleb ministeeriumil avaldada osa töötulemustest, ministeeriumi avalikus dokumendiregistris. Seega on kirjavahetuse andmestik nähtav avalikus dokumendiregistris. Seal on näha eraisikust kirja saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi.
Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel (näiteks ettevõtte töötajana), siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Need kontaktandmed võivad dokumendiregistris olla avalikud.
Oluline on vahet teha, kas dokumendid on juurdepääsupiiranguga või mitte. Dokumendiga, mis ei ole avalikus vaates nähtav, on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel.
Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib isiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta nähtavaks isiklikke kontaktandmeid nagu (e-)posti aadress või telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjavahetus puudutab juriidilise isiku või asutuse esindajat). Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses või eriseadustes.
Vastuvõetud määrused avaldatakse Riigi Teatajas.
Hoolimata juurdepääsupiirangust võivad pöördumises sisalduvatele andmetele juurdepääsu saada nende volitatud töötlejate (Registrite ja Infosüsteemide Keskuse, Net Group OÜ ja Hyperintelligent Aliens OÜ) töötajad, kellel on selleks tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus.
Muudele isikutele/asutustele võime hoolimata juurdepääsupiirangust Teie pöördumise või neis sisalduvaid andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus ja põhjendatud vajadus (nt kohtueelne menetleja või kohus).
Seadus lubab meil kirjavahetuse asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalikkuse huvi (avaliku teabe seaduse § 38 lõige 1, § 30 lõige 4). Seda õigust kasutame üksnes väga erandlikel juhtudel ja hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, jätame endale õiguse anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.
Kirjavahetust säilitab ministeerium 5 kuni 10 aastat või kui tegemist on arhiiviväärtusliku kirjavahetusega, siis tähtajatult. Tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.
Ministeeriumi töötajate ametlikele e-postiaadressidele edastatud e-kirju, säilitatakse üldjuhul 1 aasta.
Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma nimedeta.
2. Lepingud
Teie andmeid võidakse ministeeriumis töödelda, kui olete mõne ministeeriumiga sõlmitud lepingu (võlaõiguslikud lepingud nagu käsundus- või töövõtuleping) osapool või ministeeriumiga lepingu sõlminud juriidilise isiku töötaja (nt hanke-, rendi-, ostu-müügi jmt lepingute puhul).
Teie andmeid töödeldakse nimetatud lepingu täitmiseks ja võimalike juriidiliste kohustuste täitmiseks ning üksnes lepingu täitmisega seotud eesmärkidel.
Ministeeriumis sõlmitud lepingud on reeglina avalikud, välja arvatud juhtudel, mil esineb avaliku teabe seadusest või muust eriseadusest tulenev õiguslik alus neile juurdepääsupiirang kehtestada.
Hoolimata juurdepääsupiirangust võivad lepingutes sisalduvatele andmetele juurdepääsu saada nende volitatud töötlejate (Registrite ja Infosüsteemide Keskuse ja Riigi Tugiteenuste Keskus) töötajad, kellel on selleks tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus.
Muudele isikutele/asutustele võime hoolimata juurdepääsupiirangust lepingutes sisalduvaid andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus ja põhjendatud vajadus (nt kohtueelne menetleja või kohus).
Lepinguid (v.a. töölepingud) säilitatakse 10 aastat või programmidega seonduvate lepinguid aastani 2033.
3. Stipendiumite, toetuste, preemiate andmine ja muu rahastamine, programmide ja projektide elluviimine
Teie andmeid võidakse töödelda, kui tegemist on ministeeriumi poolt toimuva rahastamisega või muul viisil programmide ja projektide elluviimisega, mida ministeerium teeb avalikes huvides olevate ülesannete täitmiseks. Teie isikuandmed võivad sellisel juhul jõuda meieni Teie taotluse alusel või kolmandate isikute (programmide, projektide koostööpartnerid või muud isikud) vahendusel.
4. Järelevalved, seired
Ministeerium võib isikuandmeid töödelda juhul, kui viime haridusasutustes läbi järelevalvemenetlusi või seireid. Teie isikuandmed võivad meieni jõuda sellisel juhul nimetatud haridusasutuse vahendusel. Andmeid töödeldakse üksnes ministeeriumile seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks.
Järelevalve raames kogutud andmed (sh isikuandmed) on juurdepääsupiiranguga teave kuni menetluses tehtud otsuse jõustumiseni. Järelevalve õiend on avalik teave, v.a. osas, mil see sisaldab andmeid, mis on avaliku teabe seaduse alusel juurdepääsupiiranguga.
Haridus- ja Teadusministeeriumi järelevalvete käigus kogutud andmeid säilitatakse 5 aastat.
5. Haridus- ja Teadusministeeriumi veebilehe külastamine
Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed
- kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress),
- arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversiooniga,
- külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).
IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmete kasutamise eesmärk on külastusstatistika tegemine, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta.
Haridus- ja Teadusministeeriumi veebileht kasutab püsivaid ja seansiküpsiseid selleks, et pakkuda paremat kasutajakogemust ja veebilehe arendamiseks või pakume täiendavat sisu, näiteks videod, blogid ja kiirteavitused. Küpsised võivad olla loodud ka erinevate väliste teenusepakkujate poolt, kelle abil täiustame oma veebilehte (näiteks Facebook või Google). Kasutajad loetakse küpsistega nõustunuks, kui veebilehitseja seadistustes on lubatud küpsised. Kui nendega ei nõustuta, siis võivad mõned veebilehe funktsioonid olla piiratud.
Andmeid säilitame 1 aasta jooksul alates veebilehe külastamisest ning pärast tähtaja möödumist andmed kustutatakse.
Andmetele võivad lisaks meie töötajatele juurdepääsu saada nende volitatud töötlejate (Registrite ja Infosüsteemide Keskus) töötajad, kellel on selleks meie infosüsteemide hooldamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus.
Muudele isikutele või asutustele võime Teie andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus või kohtueelne menetleja) ja põhjendatud vajadus.
6. Haridus- ja Teadusministeeriumi sotsiaalmeediakanalite külastamine ja kasutamine
Sotsiaalmeediakanalid on kõigile nähtavad ning igaüks saab kommenteerida, jälgida ja ministeeriumiga ühendust võtta.
Kanaleid külastades kogub ja töötleb Teie kohta andmeid meie jaoks kolmas osapool (sotsiaalmeedia platvormi haldaja ja/või teenuse pakkuja) ning nende üle puudub meil kontroll.
Platvormid edastavad meile isikustamata kujul külastatavuse statistikat.
7. Kandideerimine Haridus- ja Teadusministeeriumisse tööle või teenistusse
Värbamisprotsessi läbiviimisel on isikuandmete töötlemise eesmärk leida kandidaat, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim töö- või teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele ning teha talle ettepanek asuda ametikohale.
Värbamisprotsessis lähtume ministeeriumi värbamise ja valiku korrast ning avaliku teenistuse seaduse ja töölepingu seadusega ettenähtud reeglitest. Tulenevalt sellest, et ametnikele on avaliku teenistuse seadusega ettenähtud teatud nõuded, kontrollime lõppkandidaadi puhul ka neile nõuetele vastavust. Mh teeme päringu karistusregistrisse kontrollimaks ega isik ei ole kohtulikult karistatud.
Kandidaadi hindamisel lähtub ministeerium isiku enda avaldatud infost. Täiendavate andmete küsimisel ei küsi me Teilt andmeid, mille vastu meil puudub õigustatud huvi.
Ministeerium võib kandidaadi kohta teave hankida ka avalikest allikatest (avalikud registrid, sotsiaalmeedia, veebilehed jmt). Seejuures on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid ministeerium tema kohta on kogunud. Samuti on kandidaadil õigus ministeeriumi poolt kogutud andmetega tutvuda, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid. Ministeerium eeldab, et isikutega, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma luba küsimata.
Kandideerimisdokumentide ja värbamisprotsessis kogutud muu teabega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Neid dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele (sh teistele kandidaatidele) ei avaldata. Kandidaatide hindamisse võib ministeerium vajadusel kaasata ministeeriumiväliseid isikuid (nt direktorite värbamisprotsessis vastava omavalitsusüksuse esindaja).
Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus ja põhjendatud vajadus.
Lisaks meie töötajatele töötlevad kandidaatide isikuandmeid ka volitatud töötleja Recrur Services OÜ ja Creative Panda OÜ töötajad, kellel on värbamisteenuse osutamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus.
Samuti võivad isikuandmetele juurdepääsu saada Registrite ja Infosüsteemide Keskuse töötajad, kellel on selleks meie infotehnoloogia hooldamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus.
Kandideerijate andmed säilitame peale konkursi lõppemist 1 aasta jooksul, et kaitsta end vajadusel värbamisprotsessis tekkinud võimalike õigusvaidluste korral.
Kandidaadi nõusolekul säilitame tema andmeid ka tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks kuni 6 kuu jooksul dokumentide esitamisest.
8. Videovalvekaamerad
Töötleme Teie isikuandmeid, kui külastate ministeeriumi peamaja Tartus Munga tn 18 või ministeeriumi Tallinna esindust aadressil Tõnismägi 5a või möödute tänaval nimetatud hoonetest ning jääte videovalvekaamerate vaatevälja.
Ministeeriumi hoonetes, hoovides ja hoonete väliskülgedel kasutatakse reaalajas töötavaid statsionaarseid ning salvestavaid videovalvekaameraid. Videovalvekaamerate kasutamise eesmärk on tagada ministeeriumi teenistujate, vara ning riigisaladuse kaitse. Videovalvekaamerate abil kogutavaid andmeid kasutatakse üksnes eelnimetatud eesmärgist lähtuvalt.
Lisaks meie töötajatele töötlevad kaamerate vaatevälja jäävate isikute isikuandmeid ka volitatud töötlejate USS Security Eesti AS turvatöötajad Tartus ning P. Dussmann Eesti OÜ turvatöötajad Tallinnas, kellel on turvateenuse osutamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus.
Samuti võivad isikuandmetele juurdepääsu saada Registrite ja Infosüsteemide Keskuse töötajad, kellel on selleks meie infotehnoloogia hooldamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus.
Muudele isikutele/asutustele edastame videovalvekaameratega kogutud andmeid üksnes seadusega ettenähtud juhtudel.
Videovalvekaamerate salvestisi säilitatakse 1,5 kuud alates salvestamise hetkest.
9. Andmed Eesti Hariduse Infosüsteemis (EHIS)
Haridus- ja Teadusministeerium on Eesti Hariduse Infosüsteemi (EHIS) vastutav töötleja. EHISe andmekaitsetingimustega saate tutvuda siin.
10. Andmed Eesti Teadusinfosüsteemis (ETIS)
Haridus- ja Teadusministeerium on Eesti Teadusinfosüsteemi (ETIS) vastutav töötleja. ETISe andmekaitsetingimustega saate tutvuda siin.
11. Andmed Eesti Koolide Infosüsteemis (EKIS)
Haridus- ja Teadusministeerium on Eesti Koolide Infosüsteemi (EKIS) vastutav töötleja osas, mil see puudutab EKISe kasutamiseks lepingu sõlminud või muul alusel EKISt kasutavate juriidiliste isikute poolt EKISe kasutajateks määratud füüsiliste isikute isikuandmeid. Nende andmete töötlemisel lähtutakse käesolevatest andmekaitsetingimustest.
EKISe kasutamiseks lepingu sõlminud või muul alusel EKISt kasutavate juriidiliste isikute poolt sisestatud ning hallatavate isikuandmete vastutav töötleja on vastav juriidiline isik (v.a. andmete säilitamine, mille osas on vastutav töötleja ministeerium). Nimetatud andmete töötlemisel lähtutakse vastava juriidilise isiku andmekaitsetingimustest.